Давайте представим, что вы решили организовать промо-акцию и разберемся, как BTL-агентство функционирует изнутри.
Структура агентства может различаться, но, как правило, состоит из менеджеров по работе с клиентами, координаторов и промо-персонала. Понимание структуры работы агентства поможет вам легко ориентироваться на проекте, заранее зная к кому обратиться по конкретному вопросу.
Менеджер по работе с клиентами (account-manager)
Если Вы решите позвонить в BTL-агентство, первый человек с которым вы свяжетесь, будет account manager – именно он принимает входящие звонки и обрабатывает поступающие заявки.
Во время первого телефонного разговора, account-manager уточнит механику промо-акции, количество необходимого промо-персонала и общий объем работ. После того как вы определитесь с этими пунктами, вас также расспросят об особых пожеланиях и специфических требованиях к персоналу: возможно, на ваш проект требуются только девушки со светлым цветом волос или парни со знанием испанского языка – все эти критерии будут учтены и включены в техническое задание.
Точное составление технического задания также входит в обязанности account manager’а и служит руководством к действию для координаторов проекта. Как правило, в нем описывается целевая аудитория акции, ее механика и место проведения, обозначается общее количество промоутеров и требования к ним. Помимо прочего, к ключевым пунктам ТЗ относятся сценарий акции, речевки для промо-персонала и описание POS-материалов.
На протяжении всего проекта, менеджер по работе с клиентами выступает в роли руководителя: он контролирует работу координаторов, решает проблемные вопросы и принимает ключевые решения. Также account manager полностью занимается документооборотом промо-акции, начиная с формирования коммерческого предложения и детализированного расчета стоимости проекта до предоставления итогового отчета.
Account manager помогает координаторам проводить крупные кастинги и тренинги, а также занимается бронированием и букингом рабочей площадки. Зачастую в его обязанности входит закупка необходимого оборудования и инвентаря, заказ производства промо-материалов и пошива промо-формы.
Координатор (project-manager)
Project-manager, в свою очередь, занимается непосредственно технической частью реализации проекта. После получения ТЗ от account-manager’a, координатор отправляет заявку HR-менеджеру на поиск промо-персонала или занимается подбором самостоятельно.
В первую очередь на проектах задействуют уже проверенных промоутеров, которые ранее работали от агентства и зарекомендовали себя как ответственные и компетентные сотрудники. Если таких нет или персонала не хватает кандидаты приглашаются на кастинг и проходят тщательный отбор. Проведением тренингов и кастингов также занимаются координаторы проекта: небольшие кастинги проводятся координаторами самостоятельно, а более крупные – совместно с менеджером и заказчиком.
На протяжении всего проекта project-manager’ы координируют и контролируют работу промоутеров на площадке. Для того чтобы точно определить действительно ли промоутер находится в данный момент на точке, координаторы запрашивают селфи с места работы или геометку, которую промоутер может легко определить и отправить с помощью службы геолокации или сервисов 2ГИС, Яндекс Карты, Google Карты и т.д.
Ежедневно координаторы также обзванивают персонал, задействованный на проекте, и проверяют его готовность к работе. Project-manager в первую очередь несет ответственность за качество работы персонала и в случае невыхода промоутера по каким-либо причинам, координатор должен в кратчайшие сроки найти подходящую замену.
По окончании проекта, координаторы возвращают заказчику инвентарь, дополнительное оборудование и оставшиеся расходные материалы, а также подготавливают фото- и видео-отчет.
Промо-персонал
Промо-персонал на проекте играет ключевую роль и в зависимости от механики акции может выполнять различные функции, начиная от раздачи листовок и заканчивая детальной консультацией по линейке новой продукции. К категориям промо-персонала относятся дегустаторы, промоутеры на раздачу листовок, модели, промо-модели, тайные покупатели, хелперы, аниматоры, промоутеры-консультанты и супервайзеры.
Параметры подбора промо-персонала зависят, в первую очередь, от механики акции и сложности ее проведения. Так для аниматоров одним из ключевых критериев отбора станет артистичность и коммуникабельность, а для промо-моделей на выставку – презентабельная внешность.
Часовая ставка каждой категории промо-персонала зависит от его внешних данных, профессиональных и личностных качеств, опыта работы, механики акции и периода ее проведения. Например, с конца августа и до конца декабря стоимость услуг промо-персонала значительно увеличивается из-за того, что промоутерами чаще всего работают школьники и студенты, у которых начинается учебный год и которые вряд ли будут готовы пожертвовать учебой ради низкооплачиваемой работы.
Слаженная работа BTL-агентства возможна лишь при условии грамотной расстановки сил и разделения обязанностей на проекте. Однако для достижения максимального эффекта недостаточно только усилий исполнителя. Аналитика, прямое руководство и качественная обратная связь со стороны заказчика значительно увеличивает эффективность проекта и максимально способствует достижению желаемых результатов.
