Как забронировать промо-точку?
Один из ключевых моментов подготовки промо-акции – букинг площадки. Букинг – это аренда места в торговом зале на определенный период времени для проведения промо-акций или специальных мероприятий. Кстати, ранее мы уже писали о том, на какие критерии стоит обращать внимание при выборе площадки.
Основная трудность в процессе аренды промо-площадок – это отсутствие нужной информации по букингу или трудность её получения. Как правило, в больших торговых сетях все необходимые контактные данные (телефоны и email администрации) содержится в открытом доступе на сайте. Для бронирования точки нужно всего лишь указать необходимую информацию в заявке и отправить её на указанную почту. После этого следует согласовать детали проекта по телефону с представителем сети, оплатить выставленный счет и получить официальное разрешение на проведение акции.
В заявке обязательно прописываются:
- адресная программа (в каких именно торговых точках сети будут проведены промо-акции);
- величина арендуемой площадки и желаемая локация (местоположение на территории торговой точки);
- количество задействованного промо-персонала на точке;
- механика акции;
- период проведения проекта и часы работы промоутеров;
- детальное описание рекламируемого товара (бренд, категории товара из ассортимента и пр.).
Помимо основных положений, прописанных в заявке, попутно согласовываются дополнительные детали: например, оговаривается разрешение на допоставку промо-образцов или согласуется проведение фото- и видеосъемки.
Иногда букинг точки возможен только через действующего поставщика сети. В этом случае арендовать площадку становится труднее, так как на рассмотрение и согласование заявки уходит больше времени, а значит, подавать данные на проект приходится за несколько недель до старта акции. При этом непосредственно организаторы проекта не получают официальное разрешение на проведение мероприятия, а коммуникация заказчик-арендодатель становится несколько сложнее.
Кроме того, зачастую встречается вариант, когда в открытых источниках либо вообще нет никакой информации, либо указан только email, на который никто не отвечает и обратную связь от администрации точки в режиме онлайн получить невозможно. В основном, это характерно для мелких торговых сетей, уличных площадок, рекламы в транспорте и т.д. Чтобы связаться с представителями сети, можно попробовать найти адрес центрального офиса и посетить его с визитом, однако это тоже может не дать никакого эффекта.
Какие проблемы могут возникнуть с администрацией торговой точки
Казалось бы, бронирование площадки – несложная процедура, однако на этом этапе может возникнуть множество проблем от специфичных требований к промо-форме до ограничения мобильности персонала на точке. Рассмотрим некоторые распространенные запросы торговых точек.
Медицинские книжки и наличие дополнительных анализов. Для работы в продуктовых сетях промо-персоналу необходимо иметь медицинскую книжку (МК). Это вполне справедливое требование администрации, так как для допуска к работе с продуктами питания необходимо подтверждение отсутствия проблем со здоровьем у персонала, в том числе наличия любых заболеваний.
По нормам мед. книжка обязательно должна быть легальная и продленная, однако для некоторых торговых сетей этого недостаточно. Несмотря на то, что в крупных городах существует как минимум пять компаний, предоставляющих возможность пройти обследование и получить лицензированную МК, многие сети (например, Ашан и METRO) принимают только медицинские книжки Мобилмед, т.к. считают их единственным легальным провайдером. Кроме того, некоторые торговые сети также могут не допустить до работы промоутеров без наличия дополнительных анализов или флюорографии.
Однако не во всех сетях так категорично относятся к медицинским книжкам или вовсе не требуют их (например, для работы в строительных магазинах это условие не обязательно). Уточните у администрации точки необходимость наличия МК и дополнительных анализов ещё на этапе согласования заявки во избежание неприятных ситуаций на проекте.
Дополнительное соблюдение техники безопасности. Обязательно заранее запросите также требования к технике безопасности. Так, в строительных магазинах администрация может потребовать обеспечить промоутеров ботинками с железными мысами чтобы обезопасить от травм, и не допустит персонал к работе при невыполнении этого условия.
Разрешение на работу для иностранных граждан. Некоторые сети ограничивают возможность работы для граждан других стран. Заблаговременно уточните этот момент и заранее запросите у промо-персонала разрешение на работу на территории РФ, чтобы в процессе реализации акции не возникло проблем и не пришлось заменять людей в команде.
Официальное подтверждение. Ещё одно условие, часто встречающееся в требованиях к работе промоутеров – подтверждение принадлежности к работодателю. В качестве доказательства можно предоставить договор (не обязательно согласованный с юристом, можно составить документ в формате доверенности) между агентством и промоутером. Обычно эти требования предъявляют к гражданам других стран (кроме Беларуси).
Логистика. Договоритесь о логистике образцов продукции и промо-материалов, а также уточните можно ли оставлять оборудование (например, промо-стойки) на ночь и где их хранить.
О чем еще стоит позаботиться заранее
Заблаговременная подача заявки. Важно понимать, что бронирование площадки – довольно продолжительный процесс, который может занять больше месяца. Администрации торговой точки необходимо проверить нет ли в графике похожих акций, не забронированы ли места, а также согласовать заявку и условия проведения проекта.
Наличие товара. Обязательно проверьте наличие рекламируемого товара на полках и достаточного его количества на складе магазина. Промо-активности подогревают желание покупателей приобрести товар здесь и сейчас, и, если по какой-то причине это будет невозможно – акцию можно считать бесполезной.
Согласованная фотосъемка. Часто организаторы заказывают репортажную съемку мероприятия для последующего размещения фотоматериалов на официальном сайте. Для этого необходимо согласовать этот момент с администрацией точки и получить разрешения на съемку, чтобы фотограф мог беспрепятственно перемещаться по территории торгового зала.
Как рассчитать стоимость букинга
Торговые сети устанавливают цены на своё усмотрение и назвать среднюю стоимость букинга промо-площадки невозможно. На формирование цены влияет множество факторов: учитывается проходимость как самого магазина, так и локации на территории торговой точки (площадка возле главного входа будет стоить дороже, чем в дальнем углу зала), популярность рекламируемого бренда, длительности и механики акции и др.
Стоимость букинга площадки формируется с учетом многих факторов, однако чаще цена устанавливается на усмотрение администрации. Согласование букинга может длиться несколько недель, поэтому лучше подавать заявку заблаговременно, а также обговаривать даже мельчайшие детали проекта во избежание недоразумений и проблем на площадке.
